Einstieg in die elektronische Rechnungsabwicklung

Durch die Umstellung auf digitale Buchhaltung können Unternehmen Kosten sparen. Zu den Vorteilen zählen unter anderem ein schnellerer Prozessdurchlauf bei eingehenden Dokumenten und Einsparungen bei Druck- und Portogebühren. Von der Umstellung auf die E-Rechnung sollen sowohl der Rechnungssteller als auch der Empfänger hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz profitieren. Obwohl die Digitalisierung aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist, arbeiten viele Unternehmen in der Buchhaltung noch analog. Dabei sei der Nutzen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung selbst für kleine Unternehmen deutlich spürbar.

Laut der Marktstudie des Schweizer Branchenexperten Billentis lassen sich zudem in Zusammenarbeit mit externen Partnern bis zu 64 % der Kosten, beziehungsweise 11,20 Euro pro Rechnung, für das Kreditorenmanagement einsparen. 

Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung nur dann eine solche, wenn sie originär auf elektronische Weise erstellt und versandt wurde. Das bedeutet, wenn der Rechnungsempfänger eingegangene Rechnungen scannt und elektrisch weiterverarbeitet, sind das keine E-Rechnungen, sondern nach wie vor Rechnungen in Papierform. Daher zählen auch Rechnungen per Fax nicht als elektronische Belege, es sei denn sie wurden per Computer-Fax oder Fax-Server zugestellt. Die Aufbewahrungsfristen für elektronische Rechnungen gelten genau wie für Rechnungen auf Papier. Die E-Rechnungen müssen aber selbstverständlich nicht ausgedruckt und abgeheftet werden. Es gibt zahlreiche Anbieter, welche für die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen garantieren.

Um die GoBD-konforme elektronische Rechnungsverarbeitung der E-Rechnungen zu gewährleisten, arbeiten Unternehmen und Regierungen gemeinsam an Lösungen. Neben dem bereits genannten ZUGFeRD ist so auch das Format XRechnung entstanden. Dabei handelt es sich um ein XML-basiertes Datenmodell, das länderübergreifend europaweit den Rechnungsaustausch von Behörden und Regierungen als einheitlicher Standard ermöglichen soll. Die Umsetzungsfrist der Länder endete am 18. April 2020. Seitdem ist das Format der internationale Mindeststandard für E-Rechnungen in Europa.

Hinweise zu aktuellen gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen finden Sie in den Pflichtangaben für Rechnungen.

Im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) informiert die Initiative "Elektronische Rechnungsabwicklung" kleine und mittlere Unternehmen über die Herausforderungen und über Lösungsmöglichkeiten im Bereich der elektronischen Rechnung.

Kompakte Übersicht für Einsteiger
Mit der Infobroschüre erhalten interessierte Unternehmen eine Kompaktübersicht für den Einstieg in die elektronische Rechnungsabwicklung.

Webinar & Erklärvideos
Das Webinar in Form von Erklärvideos liefert einen breiten Überblick zu den wesentlichen Themen und ausgewählten Fragestellungen der elektronischen Rechnungsabwicklung.

Fallbeispiele & Praxisberichte
Die Fallbeispiele geben Ihnen einen Einblick, wie sieben Unternehmen verschiedener Größen und unterschiedlicher Branchen die elektronische Rechnungsabwicklung in ihre Abläufe integriert haben.

Studie: Papierloses Büro bleibt Wunschbild
69 Prozent der Unternehmen drucken elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus. Die Studie fasst die Ergebnisse einer Unternehmensbefragung "Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung" zusammen.

Marktübersicht
Der Marktüberblick enthält grundlegende Informationen über die Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Rechnungsabwicklung sowie einen Überblick über in Deutschland verfügbare Lösungen.