Software-Roboter – unsere neuen Helfer in der Arbeitswelt

Müssen Sie öfter umfangreiche Daten aus Excel-Sheets oder PDF-Dateien in andere Anwendungen übertragen und das regelmäßig? Oder Bestellungen aus eingehenden E-Mails in ein Warenwirtschaftssystem übertragen? Diese zeitraubenden Tätigkeiten lassen sich durch virtuelle Assistenten erheblich minimieren oder können gänzlich abgegeben werden. Ermöglicht wird dies durch die Robotic Process Automation (RPA), also Software-Robotern, die auf PC’s und Server ausgeführt werden und ohne weitere Interaktion mit dem Menschen ihre Arbeit verrichten.
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Ermöglicht wird dies durch die Robotic Process Automation (RPA), also Software-Robotern, die auf PC’s und Server ausgeführt werden und ohne weitere Interaktion mit dem Menschen ihre Arbeit verrichten.

Vernichten virtuelle Roboter Arbeitsplätze?

Die Antwort vorweg: Nein, denn nach wie vor können Roboter die menschliche Intelligenz nicht ersetzen. Der Faktor Mensch ist daher aus dem Arbeitsumfeld nicht wegzudenken und kann voraussichtlich auch langfristig nicht wegrationalisiert werden. Was die Software-Roboter können, ist z.B. das Onboarding / Offboarding datentechnisch zu automatisieren. Dabei werden Daten aus verschiedenen Quellen in verschiedene Anwendungen / Datenbanken übertragen, Zugänge angelegt oder gelöscht etc.

Verlorene Zeit beim händischen Übertragen von Daten

Ein typisches Praxisbeispiel: Täglich erreichen mehr als 50 Bestellungen per E-Mail, mit angehängter PDF-Bestellung, die Auftragserfassung eines Unternehmens. Das Übertragen der Bestellungen in das Warenwirtschafts- oder ERP-System wird manuell durchgeführt. Fünf bis acht Minuten dauert dieser Vorgang etwa pro Bestellung.
Diese Arbeiten kann ein RPA-Bot mit künstlicher Intelligenz (KI) übernehmen. In der Regel lassen sich 70-90% der eingehenden Bestellungen automatisieren, ganz zu schweigen von den nachgelagerten Prozessen. Auch dort finden sich in der Regel enorme Automatisierungspotenziale.  

Die Vorteile von Software-Robotern

Ein RPA-Bot ist ein fleißiger Helfer. Mitarbeitende benötigen weniger Zeit mit erforderlichen, aber auch lästigen, manuellen Dateneingaben. Stattdessen gewinnen sie deutlich mehr Zeit, sich ihren ertragsreicheren Aufgaben zu widmen, bspw. einer verstärkten Vertriebsunterstützung. Die positiven Nebenwirkungen: Eine Entlastung der weniger sinnerfüllenden Tätigkeiten führt zu einer besseren Motivation. Letzteres wirkt sich auf die Qualität der Arbeit aus und nicht selten auch auf eine Reduktion der Krankenstände. Die automatisierten Prozesse können als ein äußerst effektiver Teil der gesamten Wertschöpfungskette von Unternehmen genutzt werden.

Sinnhaftigkeit der Arbeit

Studien haben ergeben, dass Menschen in ihrer täglichen Arbeit einen Sinn suchen bzw. eine Sinnerfüllung benötigen. Deshalb appelliere ich aus meiner langjährigen Berufserfahrung, monotone Arbeiten möglichst schnell zu automatisieren.
Bildlich gesprochen: Vor vier Jahrzehnten hielten Roboter Einzug in die Fertigung produzierender Unternehmen als Ersatz menschlicher Arbeit. Sie ersetzten monotone und repetitive Tätigkeiten, gleichzeitig erhöhten sie die Qualität der Arbeit. Diesen Gedanken, Tätigkeiten aus der Fertigung zu automatisieren, lässt sich 1:1 in die administrative Welt übertragen. Zugegeben, es wirkt vielleicht unheimlich, da den virtuellen Robotern nicht bei der Verrichtung der Arbeit zugesehen werden kann.

Faktencheck: Entscheidung für RPA

Softwareroboter können all jene Arbeiten sinnvoll lösen, die einfach, repetitiv und standardisierbar sind. Sind diese Arbeitsprozesse identifiziert, lässt sich der Einsatz von RPA einfach überprüfen.
Wichtige ist diese Voraussetzung: Die direkten und indirekten Kosten manueller Tätigkeiten sind zu ermitteln. Die Ergebnisse daraus werden den Lizenz- und Installationskosten einer RPA-Software gegenübergestellt. Idealerweise kalkulieren Sie die freigewordenen Ressourcen bereits für andere Tätigkeiten mit ein, welche dem Unternehmen Mehrwerte bieten.

Zwischenfazit:

RPA-Software, egal ob mit oder ohne KI, sorgt primär für einen Aufwandsabbau.  Die freigewordenen Kapazitäten lassen sich in viele anspruchsvollere, wertschöpfende oder persönlich-kundenbindende Tätigkeiten übertragen, doch das liegt jeweils im Ermessen der Unternehmen.

Die Einsatzschwelle

Als Faustformel lässt sich festhalten, dass sich der Einsatz von RPA dann lohnt, wenn sich täglich mindestens vier menschliche Arbeitsstunden einsparen lassen.
RPA-Tools sind kostenpflichtig und werden in unterschiedlichen Lizenzmodellen angeboten. Wichtig ist es, die Amortisierungslaufzeit für das eigene Unternehmen festzulegen! Einige Betriebe wollen in Monaten die Wirkung bemessen können, andere rechnen auf 24 bis 48 Monate.
Eine Lizenz kann in der Regel für weitere Anwendungsgebiete genutzt werden, sodass diese Zusatzkalkulation ratsam ist. Die Software kann in der Regel nur eine Tätigkeit gleichzeitig ausüben, was aber nicht heißt, dass nach Abschluss der Aktion andere Aufgaben übernommen werden können. So kann bspw. im HR-Bereich Abrechnungsarbeit erfolgen.

RPA – etwas nur für Experten der IT?

Oft wird befürchtet, dass die Einrichtung solcher Techniken sehr zeitintensiv und komplex ist. Das stimmt aber nicht. IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Benötigt werden in der Regel Prozessverständnis sowie ein paar Stunden bis zu drei Tage Zeit, um einen Prozess komplett zu automatisieren. Deutlicher: RPA ist kein Hexenwerk, sondern nur eine Aufzeichnung von Arbeitsabläufen mit einer anschließenden automatisierten Simulation.

Verständnis von Prozessabläufen

Die Voraussetzungen, um RPA selbstständig umzusetzen, ist die Fähigkeit, EDV-basierende Prozesse nachvollziehen zu können und deren unterschiedlichen Auswirkungen nach Dateneingaben möglichst genau zu kennen.
Während einer Prozessaufnahmen werden häufig, ganz nebenbei, weitere Optimierungsmöglichkeiten von vorhandenen Verzögerungen offengelegt.  Mit anderen Worten: Die Prozesse werden nicht nur automatisiert, sondern in der Regel im Rahmen der Analyse auch qualitativ verbessert. Hierbei sind die direkt betroffenen Arbeitskräfte entscheidend. Sie müssen ihre Tätigkeiten möglichst detailliert aufzeigen, um die Automatisierung zu ermöglichen. Die RPA-Tools verfügen über sogenannte Recorder, die die menschlichen Arbeitsabläufe dann aufzeichnen.
Gibt es während oder nach der Aufzeichnung Lücken, so gewährleisten Plausibilitätsprüfungen und sogenannte Ausstiegspunkte des RPA-Tools dass Fehler oder nicht abgedeckte Prozesse manuell geprüft und korrigiert werden können.

Fazit:

  • RPA kann eine preiswerte Alternative zu kostenintensiven und starren Software-Schnittstellen sein.
  • Medien- und Systembrüche können verlässlich gelöst werden.
  • RPA hat einen positiven Einfluss auf die unternehmerische Produktivität: Arbeiten können effektiv, zeitsparend und in gleichbleibender Qualität ausgeführt werden.
  • Die Zufriedenheit von Mitarbeitenden verbessert sich, da repetitive und unangenehme Arbeiten verringert werden.
  • Freigesetzte Kapazitäten ermöglichen neue Aufgabenfelder für die Mitarbeitenden, sodass ihr Potential besser genutzt werden kann – beispielsweise für die Weiterentwicklung von Produkten, dem individuellen Kundenservice oder dem agilen Projektmanagement.

(Stand 22.3.2021, Gastbeitrag von Gerhard Krumm, GK Computer Gerhard Krumm e.K. Freiburg)